Privacyverklaring

Informatie betreffende de verwerking van uw gegevens

In deze Privacyverklaring willen we alle bij Tennis Vlaanderen VZW aangesloten leden, deelnemers aan activiteiten, klanten, personen die belangstelling tonen in onze federatiewerking en de leden van AFT (Association Francophone de Tennis) waarvan bepaalde gegevens verwerkt worden i.f.v. de klassementsberekening informeren over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tennis Vlaanderen houdt zich in alle geval aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG') (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat:

• wij in ieder geval uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• wij om uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen voor elke verwerking die niet gedekt is door een wettelijke verplichting, contractuele grond of gerechtvaardigd belang i.f.v. het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
• de persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan strikt noodzakelijk is;
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Tennis Vlaanderen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, ons aangereikt via uw lokale tennisclub, rechtstreeks of via AFT. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Tennis Vlaanderen VZW (dienst GDPR-privacy)
Louizapoortgalerij 203 bus 3 - 1050 Brussel
DPO@tennisvlaanderen.be of 02/548.03.00

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Tennis Vlaanderen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• De identificatie van onze leden, het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan de leden (wettelijke verplichting);
• Het verzekeren van de leden voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting);
• Het informeren over en uitnodigen voor het Vlaamse tennis- en padelaanbod op uw maat (wettelijke verplichting);
• Het organiseren van officiële competities, opleiding van begeleiders en andere activiteiten (wettelijke verplichting);
• Het registreren van de competitieresultaten en het berekenen van klassement en/of ranking van de leden (gerechtvaardigd belang);
• Het detecteren en opvolgen van talenten (gerechtvaardigd belang);
• Het organiseren van de sportieve opleiding en voorbereiding (gerechtvaardigd belang);
• Het uitvoeren van marktonderzoek en statistieken i.f.v. het toekomstig sportbeleid (wettelijke verplichting);
• Het bekomen van erkenning en subsidiëring door de Vlaamse overheid (wettelijke verplichting).

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• Identiteitsgegevens: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geslacht, rijksregisternummer, geboortedatum en nationaliteit (wettelijke verplichting);
• Foto's en videobeelden (mits toestemming rechtstreeks of via uw club);
• Tennis- en padelgegevens: competitie- en/of testresultaten, klassement en rankings, tennishandicap R of VE, inschrijvingen, clubaansluitingen en transfers (gerechtvaardigd belang);
• Financiële gegevens, o.a. betalingen, rekeningnummers, … (gerechtvaardigd belang);
• Bij officiële trainers en officials: sportspecifieke diploma's en prestaties en VOTAS-ID (wettelijke verplichting).

Wij verwerken in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Wanneer dit toch zou (moeten) gebeuren, kan dit enkel indien uitdrukkelijke toestemming werd gegeven of onder één van de andere voorwaarden, opgenomen in artikel 9.2 AVG.
Wij verwerken enkel persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien hiervoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij discussie zullen redelijke inspanningen worden geleverd om deze toestemming te verifiëren.
Tennis Vlaanderen houdt zich eveneens het recht voor om tijdens activiteiten die onder onze bevoegdheid vallen algemeen beeldmateriaal te maken en dit te publiceren via onze kanalen. De betrokkenen hebben recht op schriftelijk bezwaar.

Verstrekking aan derden

Wij maken gebruik van een derde partij voor het verzorgen van:

• leden-, competitie- en terreinreservatie-administratie (database);
• IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, …);
• internetomgeving (webhosting);
• nieuwsbrieven en uitnodigingen (mailplatform);
• bestellingen en betalingen (bestelplatform);
• berekening van uw klassement en rankings (i.s.m. AFT).

In verband met het organiseren van competities door bij Tennis Vlaanderen aangesloten clubs, kunnen uw persoonsgegevens gedeeld worden met deze clubs. De gedeelde persoonsgegevens blijven beperkt tot wat strikt noodzakelijk is in het kader van de goede organisatie van de competities.

Verder geven wij de door u verstrekte gegevens niet door aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bijvb. Sport Vlaanderen, politie, gerecht, …) of in functie van een samenwerking binnen de beschreven doeleinden van de vereniging. Indien wij persoonsgegevens wensen te delen met derden buiten de beschreven doeleinden van de vereniging zullen wij u hiervoor schriftelijk toestemming vragen. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Voor de volledigheid geven wij mee dat persoonsgegevens in het geval van een tuchtprocedure kunnen meegedeeld worden aan het Tuchtorgaan van Tennis Vlaanderen. Een uitspraak van het Tuchtorgaan wordt gepubliceerd op de website van Tennis Vlaanderen zonder dat hierbij persoonsgegevens van betrokkenen vermeld worden. Het delen van persoonsgegevens n.a.v. een uitspraak van het Tuchtorgaan zal enkel gebeuren wanneer dit voortvloeit uit een wettelijke verplichting, dan wel te rechtvaardigen is omwille van het garanderen van het goede verloop van de competities.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of de GDPR-compliancy van de betreffende instantie niet hebben gecheckt. In deze verwerkersovereenkomsten worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Teneinde onze sport in het algemeen en onze competities in het bijzonder te kunnen vormgeven, worden de sportieve gegevens van uw lidmaatschap (competitieresultaten, klassement, …) inclusief naam en geboortedatum (om voldoende onderscheidend te kunnen zijn), en de noodzakelijke contactgegevens, in een besloten database ter beschikking gesteld aan een beperkte interne groep gemandateerden (via paswoord) en ten behoeve van de tennisgemeenschap (ouders, grootouders, vakpers, …) op de website (dit laatste weliswaar zonder vermelding van de contactgegevens).

Van de officiële trainers, officials, interclubverantwoordelijken en -kapiteins en de club- en federatiebestuurders worden eveneens de specifieke functies en de contactgegevens in deze besloten database en de webomgeving ter beschikking gesteld.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we volgende beveiligingsmaatregelen genomen:

• Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Encryptie van de persoonsgegevens, Firewall en Patchbeheer;
• Back-ups om de persoonsgegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• Alle personen die namens Tennis Vlaanderen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Bewaartermijn

De gegevens worden niet langer dan noodzakelijk is of te rechtvaardigen valt, bewaard. In alle geval worden de wettelijke bewaartermijnen, indien van toepassing, gerespecteerd.
Contactgegevens (zoals e-mailadressen en telefoonnummers) worden niet langer dan 5 jaar na een tennis- of padelinactiviteit bewaard.

Uw rechten omtrent uw gegevens

Wanneer u een recht wil uitoefenen i.v.m. de bescherming van uw persoonsgegevens of indien u een vraag heeft i.v.m. deze rechten, kan u steeds contact opnemen met de DPO van Tennis Vlaanderen via het e-mailadres: DPO@tennisvlaanderen.be.

Wij antwoorden steeds binnen een termijn van 1 maand op uw vraag. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn van 1 maand verlengd worden tot maximaal 3 maanden maar in dat geval brengen wij u van deze verlenging op de hoogte binnen een termijn van 1 maand. Tenzij specifiek anders gevraagd, wordt ons antwoord via e-mail verstuurd.

De rechten waarover u in het bijzonder beschikt in het kader van de bescherming van persoonsgegevens zijn de volgende:

• Recht op inzage: u heeft het recht om te vragen over welke persoonsgegevens Tennis Vlaanderen beschikt;
• Recht op verbetering: u kan uw gegevens steeds doen corrigeren indien deze niet (langer) correct zijn;
• Recht van bezwaar: u heeft het recht ons te vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens gestopt wordt. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op grond van een wettelijke verplichting zal geen gevolg kunnen worden gegeven aan uw verzoek.
• Recht op beperking van de verwerking: u kan vragen dat we de verwerking van bepaalde persoonsgegevens stoppen of beperken, bijvoorbeeld op het ogenblik dat u merkt dat uw gegevens niet (langer) correct zijn, en wij dit rechtzetten of nakijken;
• Recht op verwijdering: u kan ons het verzoek richten om bepaalde persoonsgegevens te verwijderen. Indien wij gebonden zijn aan wettelijke bewaartermijnen, of andere legitieme belemmeringen, zal aan dit verzoek geen gevolg kunnen worden gegeven.
• Recht op overdraagbaarheid: u heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

U kan, als lid, steeds bepaalde persoonsgegevens waarover Tennis Vlaanderen beschikt, nagaan op www.tennisvlaanderen.be (via het spelersdashboard op uw persoonlijke pagina) en indien nodig zelf correcties aanbrengen aan deze persoonsgegevens.

Daar waar de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, bijvoorbeeld via uw club aangesloten bij Tennis Vlaanderen, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken zonder opgave van reden. Het intrekken van uw toestemming verandert niets aan de geldigheid van de verwerkingen die gebeurd zijn vóór de intrekking.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover met ons contact op te nemen (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring).
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijziging privacyverklaring

Tennis Vlaanderen kan deze Privacyverklaring wijzigen.  Van elke wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 4 oktober 2021.